ochrana osobních údajů informace pro zaměstnance.

informační povinnost

pro kmenové a agenturní zaměstnance

Společnost Randstad HR Solutions s.r.o., IČ 08025851, se sídlem Jungmannova 26/15, Nové Město, 110 00 Praha 1, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 311763, tel.: 222 210 013, email: randstad@randstad.cz (dále jen „Společnost“ nebo „Zaměstnavatel“) tímto v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „Nařízení“) ve znění účinném od 25.5.2018 informuje zaměstnance Společnosti (dále jen „Subjekty údajů“) o zpracování jejich osobních údajů. 

U Společnosti působí pověřenec pro ochranu osobních údajů, kterého může zaměstnanec kontaktovat na emailové adrese: osobniudaje@randstad.cz 

Zaměstnavatel tímto informuje Subjekty údajů, že zpracovává jejich osobní údaje na základě následujících právních titulů a pro následující účely: 

A. Právní titul: Plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona a splnění uzavřené smlouvy

Subjekt údajů: kmenový zaměstnanec, agenturní zaměstnanec

Účel: realizace pracovněprávního vztahu a realizace souvisejících zákonem stanovených povinností Zaměstnavatele

Rozsah: nezbytně nutný pro splnění povinností Zaměstnavatele, zejména povinně označené údaje v osobním dotazníku zaměstnance  

Doba uložení:

i) po dobu trvání pracovněprávního vztahu,

ii) v nezbytně nutném rozsahu po jeho skončení po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Zaměstnavatele a/nebo ze strany Subjektu údajů a po dobu archivační doby stanovené zákonem 

B. Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li Subjektem údajů udělen

Subjekt údajů: kmenový zaměstnanec, agenturní zaměstnanec

Účel: použití a zveřejnění fotografie Subjektu údajů pro marketingové účely Společnosti spočívající ve zveřejnění na intranetu nebo webových stránkách www.randstad.cz a www.randstadatwork.com a nebo v propagačních materiálech Společnosti a to jak v elektronické, tak tištěné formě

Doba uložení: 5 let nebo do doby odvolání souhlasu ze strany Subjektu údajů (byl-li souhlas odvolán dříve) či změny fotografie 

C. Právní titul: Souhlas se zpracováním osobních údajů, byl-li Subjektem údajů udělen

Subjekt údajů: kmenový zaměstnanec, agenturní zaměstnanec

Účel: zápis a evidence v registru uchazečů o zaměstnání, profilování pro výběr vhodné nabídky pracovní pozice

Doba uložení: 5 let nebo do doby odvolání souhlasu ze strany Subjektu údajů (byl-li souhlas odvolán dříve) 

D. Právní titul: Plnění povinnosti vyplývající ze zákona o daních příjmů v případě, že si zaměstnanec přeje uplatnit daňovou slevu nebo jiné zvýhodnění

Subjekt údajů: vyživované děti kmenového i agenturního zaměstnance, manžel/ka kmenového i agenturního zaměstnance

Účel: uplatnění daňové slevy nebo jiného daňového zvýhodnění zaměstnance

Doba uložení:

i) po nezbytně nutnou dobu k uplatnění nároku zaměstnance na daňovou slevu nebo jiné daňové zvýhodnění,

ii) po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Zaměstnavatele a/nebo ze strany Subjektu údajů a/nebo zaměstnance a po dobu eventuální archivační doby stanovené zákonem 

E. Právní titul: Plnění povinnosti vyplývající ze zákona o daních příjmů v případě, že si zaměstnanec přeje uplatnit daňovou slevu nebo jiné zvýhodnění

Subjekt údajů: kmenový zaměstnanec, agenturní zaměstnanec

Účel: uplatnění daňové slevy nebo jiného daňového zvýhodnění zaměstnance

Doba uložení:

i) po nezbytně nutnou dobu k uplatnění nároku zaměstnance na daňovou slevu nebo jiné daňové zvýhodnění,

ii) po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Zaměstnavatele a/nebo ze strany zaměstnance a po dobu eventuální archivační doby stanovené zákonem 

F. Právní titul: Plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona

Subjekt údajů: uchazeč o zaměstnání

Účel: realizace výběrového řízení na obsazení volného pracovního místa

Rozsah: nezbytně nutný, který bezprostředně souvisí s uzavřením pracovní smlouvy nebo dohody mimo pracovní poměr

Doba uložení: po dobu trvání výběrového řízení 

G. Právní titul: Plnění právní povinnosti vyplývající ze zákona, plnění smluvní povinnosti

Subjekt údajů: agenturní zaměstnanec

Účel: realizace dočasného přidělení zaměstnance k uživateli

Rozsah: nezbytně nutný, který bezprostředně souvisí s realizací dočasného přidělení k uživateli

Doba uložení:

i) po dobu trvání dočasného přidělení,

ii) po dobu trvání promlčecí doby jakéhokoli nároku ze strany Zaměstnavatele a/nebo ze strany zaměstnance a po dobu eventuální archivační doby stanovené zákonem 

Poskytnutí osobních údajů pod písmenem a) a f) a g) je zákonným požadavkem. Subjekt údajů poskytuje osobní údaje uvedené pod písmenem a) a f) a g) povinně. Údaje pod písmeny d) a e) poskytuje zaměstnanec dobrovolně, jsou však zákonem stanoveným předpokladem k uplatnění daňového zvýhodnění. Bez jejich zpracování není možné daňové zvýhodnění prostřednictvím Zaměstnavatele uplatnit. 

Osobní údaje zpracovávané na základě souhlasu pod písmenem b) a c) jsou údaje dobrovolné, a jsou tudíž ze strany Subjektu údajů poskytnuty dobrovolně. Již udělený souhlas lze kdykoliv odvolat s účinky do budoucna. Za neudělení souhlasu nebo jeho následné odvolání nemůže být Subjekt údajů Společností jako zaměstnavatelem resp. uživatelem žádným způsobem sankcionován. Udělení nebo neudělení nebo pozdější odvolání jakéhokoli souhlasu se zpracováním osobních údajů nemá vliv na realizaci pracovněprávního vztahu mezi Společností jako zaměstnavatelem a Subjektem údajů, resp. na realizaci dočasného přidělení. Subjekt údajů může již udělený souhlas odvolat písemným vyjádřením doručeným na adresu Společnosti, příp. může kontaktovat personální oddělení Společnosti, které mu s odvoláním souhlasu bude nápomocné. 

Údaje uvedené pod písmenem b) a c) Společnost zpracovává od data, kdy získá příslušné oprávnění ke zprostředkování zaměstnání společně se společností Smithburg s.r.o., IČ 09240683, se sídlem Rohanské nábřeží 670/19, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsané v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka C 333079. Společnost a společnost Smithburg s.r.o. jsou společnými správci. Pro uplatnění práv souvisejících se zpracováním osobních údajů společnými správci se může Subjekt údajů obrátit na svého zaměstnavatele.

Dále Společnost může zpracovávat osobní údaje Subjektu údajů v nezbytně nutném rozsahu na základě oprávněného zájmu spočívajícího v podpoře koncernového vedení a tyto údaje předávat vedení koncernu, jehož je Společnost členem. 

Osobní údaje Subjektu údajů budou zpracovávány automatizovaně i prostřednictvím zaměstnanců Společnosti. Společnost však neprovádí žádné individuální automatizované rozhodování. K profilování může dojít jen v případě popsaném pod písmenem c) za účelem nalezení vhodné nabídky volného pracovního místa. Společní správci porovnávají míru souladu požadavků potencionálního budoucího zaměstnavatele/uživatele s údaji, které o sobě poskytl Subjekt údajů. Profily kandidátů nabídnuté systémem jako vhodné jsou vždy ještě přezkoumány konzultantem a poté konzultant osloví vhodné kandidáty s nabídkou dané pracovní pozice. 

Osobní údaje mohou být v nezbytně nutném rozsahu předány/zpřístupněny ke zpracování:

a) ostatním společnostem v rámci koncernu Společnosti,

b) dodavatelům následujících služeb: IT systémy, zabezpečení fyzických prostor, ostraha a dalších dle nutnosti

c) odběratelům následujících služeb: pouze klienti, ke kterým je zaměstnanec přidělen nebo se účastní výběrového řízení

d) údaje týkající se agenturních zaměstnanců mohou být sdělovány uživateli, ke kterému je zaměstnanec přidělen

e) poskytovatelům benefitů: stravenky a cafeterie, telefonní operátoři, pojišťovny poskytující penzijní a životní pojištění, společnost poskytující operativní leasing služebních vozidel.

Společnost informuje Subjekt údajů, že za podmínek stanovených v Nařízení Subjekt údajů vůči Společnosti:

a) má právo na výmaz svých osobních údajů v případech předpokládaných Nařízením;

b) má právo na přístup ke svým osobním údajům;

c) má právo na opravu – můžete správce požádat o opravu nepřesných nebo nekompletních osobních údajů, které o Vás zpracováváme

d) má právo na to, aby Společnost omezila zpracování jeho osobních údajů v případě, že:

i) Subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby Společnost mohla přesnost osobních údajů ověřit;

ii) zpracování je protiprávní a Subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití;

iii) Společnost již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale Subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;

iv) Subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování podle čl. 21 odst. 1 Nařízení, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody Společnosti převažují nad oprávněnými důvody Subjektu údajů;

e) pokud je pravděpodobné, že určitý případ porušení zabezpečení osobních údajů bude mít za následek vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, oznámí Společnost toto porušení bez zbytečného odkladu Subjektu údajů.

f) Právo na přenositelnost – pouze u osobních údajů zpracovávaných na základě smlouvy anebo souhlasu a k tomu automatizovaně.

g) Právo na námitku – pouze u zpracování osobních údajů na základě oprávněného zájmu Společnosti anebo pro splnění úkolu prováděném ve veřejném zájmu

Za účelem uplatnění svých práv souvisejících se zpracováním osobních údajů se Subjekt údajů může obrátit na Společnost prostřednictvím emailu osobniudaje@randstad.cz nebo písemně listinnou zásilkou zaslanou na adresu sídla Společnosti. 

Subjekt údajů má rovněž právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00  Praha,  www.uoou.cz

Tímto byl Subjekt údajů poučen o svých právech a jejich ochraně podle čl. 13 – 22 Nařízení.